Vous ! Tout.e collègue est toujours invité.e (invitation envoyée par mail) à participer au comité de sélection/organisation spécifique aux Rencontre Artistes/Bibliothécaires. Ainsi, tout le monde est bienvenu.e pour faire une proposition de spectacle. Préparez quelques éléments : le dossier de présentation du spectacle, un lien vers une vidéo, vers le site…
Aux environs de novembre, le groupe se réunit pour décider ensemble quels artistes ou compagnies sont retenus suivant plusieurs critères : qualité artistique, prix, conditions techniques compatibles avec nos médiathèques, équilibre du programme etc….
Ce comité forme un groupe de travail au sein de Valmédia94 dédié à l’organisation des Rencontres. Son rôle est de participer à la sélection des artistes, de les contacter, de concevoir le programme qui sera édité, de coordonner la programmation de la journée avec la personne référente de la médiathèque d’accueil, de diffuser l’invitation pour la Journée (souvent couplée avec l’Assemblée Générale de l’association) et de veiller au bon déroulement des choses le jour venu.
Les rencontres artistes-bibliothécaires
Valmedia94 organise chaque année une rencontre entre des artistes et les bibliothécaires. Découvrir des spectacles à programmer dans sa bibliothèque, discuter avec les artistes, échanger entre collègues…Tel est le but de cette journée souvent riche en découvertes et en idées de médiation.
Comment ça fonctionne ? Qui sélectionne les artistes présentés ? Que se passe-t-il en coulisses avant le jour J ?
Qui sélectionne les artistes présentés ?
Quels sont les critères de sélection des artistes/des compagnies ?
Aucune compagnie/aucun artiste ne peut accèder directement à la sélection. Il doit obligatoirement être recommandé par un.e bibliothécaire qui a soit programmé le spectacle dans sa médiathèque soit qui l’a vu “de ses yeux” dans un théâtre, une autre bibliothéque, un lieu culturel….
Le spectacle proposé doit respecter certains critères inhérents au contexte des médiathèques :
Prix TTC raisonnable, indiquant le maximum de détails (frais de transport ou de repas, forfaits si plusieurs séances…)
Conditions techniques légères (certains établissements n’ont pas ou peu de matériel sono/éclairage par exemple…) ou réalistes pour une médiathèque (par exemple, pas de jeux de lumière indispensables au spectacle ou de régie son digne du Zénith…)
Qualité de la prestation, bien sûr !
Possibilités éventuelles de complèter le spectacle avec des ateliers par exemple…(facultatif)
Que se passe t-il en coulisses avant que vous receviez l’invitation pour assister à cette journée ?
Le comité de sélection se répartit les tâches, selon la bonne volonté des collègues et/ou des savoir-faires :
Prise de contact des artistes : par téléphone ou mail + envoi de la fiche de préparation (détails sur le titre du spectacle, tarif, conditions techniques, texte de présentation, photo….) + demande de préférence de passage (si contraintes type un train à prendre ou installation particulière…)
Ces fiches de préparation doivent être renvoyées par les artistes à la collègue contact. Puis celle-ci doit les transmettre à deux collègues :
Celle qui collabore avec la personne du lieu qui reçoit les Rencontres : cela leur permet à toutes deux de faire le point sur les conditions techniques, les demandes de petit matériel (rallonge electrique, petite table…) et de distribuer les heures de passages de chaque artiste/compagnie.
Celle qui prépare le programme qui sera édité et distribué le jour des rencontres
Organisation de l’heure du déjeuner pour les artistes le jour J (où, comment…)
Préparation des invitations et envois
Edition du programme
Achat du pot d’accueil /collations
Le jour J : mise en place de la table d’accueuil + accueil des artistes